Zanim zlecisz formatowanie CV na zewnątrz, wyślij wykonawcy pisemny brief z zasadami firmowego szablonu i warunkami odbioru, a każdy zwrócony profil porównaj z oryginalnym CV i dopiero wtedy uznaj go za odebrany. Każdy odrzucony profil to minuty rekrutera, których nie ma w cenie z oferty. Potem policz stawkę graniczną: od miesięcznego kosztu programu we własnym zespole (abonament, wdrożenie szablonu, minuty rekruterów) odejmij koszt pracy rekruterów przy usłudze, a wynik podziel przez liczbę profili wysyłanych klientom w miesiącu. Poniżej tej stawki taniej wychodzi usługa, powyżej niej program. Jeśli wykonawca oddaje profile następnego dnia, a trybu ekspresowego nie ma w cenie, zlecenia „na dziś” przemawiają przeciw niemu.
Jeśli masz już ofertę firmy formatującej CV albo zaraz o nią poprosisz, policzysz tu kwotę za CV, powyżej której nie warto jej przyjmować.
Brief dla wykonawcy
Firma formatująca CV przenosi do Twojego szablonu dokumenty, których wcześniej nie widziała, dla klienta, którego nie zna. Wszystko, czego nie zapiszesz, wykonawca rozstrzygnie sam. Wyślij ten tekst razem z zapytaniem ofertowym, a po wyborze wykonawcy wpisz go do umowy:
Formatowanie wyłącznie na załączonym szablonie agencji i na podstawie zatwierdzonego CV źródłowego. Nazwy stanowisk, daty i poziom umiejętności pozostają dokładnie takie, jak podał kandydat. Bezpośrednie dane kontaktowe kandydata należy usunąć z każdej strony pliku, także z nagłówka i stopki. Do każdego profilu prosimy o plik edytowalny i plik w uzgodnionym formacie końcowym. Niejasności prosimy zgłaszać, a nie uzupełniać. W ofercie prosimy wskazać, ile poprawek obejmuje cena, kto wyjaśnia wątpliwości dotyczące CV źródłowego, w jakim terminie oddajecie kompletny profil do odbioru, ile kosztuje profil przygotowany tego samego dnia oraz ile kosztuje poprawa profilu odrzuconego przy odbiorze.
Trzy punkty briefu wykonawca musi jasno opisać w ofercie, zanim porównasz ceny:
- Tryb ekspresowy jest częścią oferty. Jeśli standardowy termin to następny dzień roboczy, zapytaj, ile kosztuje profil przygotowany tego samego dnia, i wpisz tę kwotę do porównania. Oferta bez niej obejmuje tylko zlecenia, które mogą poczekać.
- Odrzucony profil ma swoją cenę. Zapytaj, czy profil niezgodny z briefem jest poprawiany bezpłatnie i ile razy. Czas rekrutera, który go odsyła, i tak jest kosztem.
- Ktoś odpowiada za pytania o źródło. Brak daty zakończenia albo niejasna nazwa stanowiska wymaga odpowiedzi kandydata, a nie domysłu osoby formatującej. Ustal, kto pyta kandydata, i zapisz, że do czasu odpowiedzi profil czeka.
Zapytaj też o to, o co pytasz każdy podmiot przetwarzający dane kandydatów: kto ma dostęp do plików i kiedy są usuwane. Co musi znaleźć się w umowie powierzenia, rozstrzyga osoba odpowiedzialna u Ciebie za ochronę danych.
Sprawdź zwrócony profil, zanim go odbierzesz
Profil, który dobrze wygląda, może nie spełniać briefu. Oto przykład z fikcyjną kandydatką.
CV źródłowe i zlecenie
- Stanowisko: koordynatorka projektów, od 2022 r. do dziś
- Umiejętność: Power BI, poziom podstawowy
- Stopka: candidate-a@example.invalid
- Zlecenie: szablon agencji; bez bezpośrednich danych kontaktowych; fakty bez zmian; bez dopisywania poziomu stanowiska ani umiejętności
Co wróciło
Senior Project Manager | 2022–obecnie | Power BI – zaawansowany
Adres e-mail kandydatki nadal jest w stopce. Branding jest bez zarzutu, a profil nie spełnia briefu w trzech miejscach: stanowisko, poziom umiejętności i dane kontaktowe.
Co poprawia rekruter
- Stanowisko: w źródle jest koordynatorka projektów. Przywróć je; osoba formatująca nie awansuje kandydatów.
- Poziom umiejętności: w źródle jest podstawowy. To, że klient szuka zaawansowanej znajomości Power BI, nie znaczy, że kandydatka ją ma.
- Stopka: bezpośredni kontakt nadal jest na stronie. Usuń go i sprawdź każdą stronę eksportu, nie tylko pierwszą.
- Daty: „2022–obecnie” zgadza się ze źródłem i zostaje. Jeśli klient pyta, czy kandydatka nadal tam pracuje, zapytaj ją; nie dopisuj daty zakończenia.
Odebrany profil: „Koordynatorka projektów | 2022–obecnie | Power BI – podstawowy”, bez bezpośrednich danych kontaktowych w całym pliku.
Taka kontrola zajmuje minuty rekrutera na obu ścieżkach: ktoś porównuje profil ze źródłem, zanim zobaczy go klient. Różnica jest w tym, co dzieje się po błędzie. Przy usłudze rekruter pisze do wykonawcy, czeka i sprawdza nową wersję. We własnym zespole poprawia linijkę w edytorze. Policz jedno i drugie. Pełną listę tego, co sprawdzać linijka po linijce, znajdziesz w poradniku o sprawdzaniu profilu kandydata z CV źródłowym.
Stawka graniczna: przykład z liczbami
Weźmy Agencję A, przykładową agencję z sześcioma rekruterami, która przez jeden miesiąc porównuje obie ścieżki. Na obu ścieżkach są te same CV, szablon i brief. Wszystkie liczby poniżej to dane Agencji A, a nie stawki rynkowe.
Miesiąc Agencji A
- 60 profili wysłanych klientom, w tym 18 zleceń z terminem na dziś
- Pełny koszt godziny pracy rekrutera: 120 zł, czyli 2 zł za minutę
Ścieżka 1: we własnym zespole, w programie (TalentVeil Team)
- Plan: 449 zł netto miesięcznie za maksymalnie 100 profili; Agencja A wykorzystała 60
- Konfiguracja szablonu przez kierowniczkę operacyjną: jednorazowo 180 minut, 360 zł, rozłożone na 12 miesięcy: 30 zł miesięcznie
- Czas rekrutera: 6 minut na profil (wgranie CV, porównanie każdego pola ze źródłem, poprawki, eksport) = 360 minut
- Poprawki: 4 z 60 profili wymagały korekty w edytorze, po 5 minut = 20 minut
- Praca: 380 minut = 760 zł
- Razem: 1239 zł miesięcznie, 20,65 zł za odebrany profil
Ścieżka 2: usługa zewnętrzna
- Oferta: Q za CV, z konfiguracją szablonu i jedną poprawką w cenie, standardowy termin: następny dzień roboczy, bez wyceny trybu ekspresowego
- Czas rekrutera: 5 minut na profil (1 minuta na wysłanie z briefem, 4 minuty na porównanie zwróconego pliku ze źródłem) = 300 minut
- Odrzucone profile: 6 z 60 nie przeszło pierwszej kontroli, po 10 minut na odesłanie z uwagami i ponowne sprawdzenie = 60 minut
- Praca: 360 minut = 720 zł
- Razem: 720 zł + 60 × Q
Stawka graniczna
Q = (1239 zł − 720 zł) ÷ 60 = 8,65 zł za CV, z poprawkami w cenie.
Jeśli wykonawca proponuje mniej niż 8,65 zł, usługa jest tańsza na papierze. Powyżej tej kwoty taniej wychodzi program. Z tą liczbą Agencja A idzie na negocjacje.
Od czego zależy ta liczba
- Abonament rozłożony na liczbę profili. Usługa oszczędza rekruterom tylko 20 minut miesięcznie (40 zł), a z 8,65 zł aż 7,48 zł to abonament podzielony przez 60 profili. W ramach jednego planu stawka graniczna spada, gdy profili przybywa; skacze w górę, gdy potrzebujesz wyższego planu.
- Czas kontroli. Przy 60 profilach miesięcznie każda dodatkowa minuta sprawdzania na profil dokłada tej ścieżce 120 zł miesięcznie. Wykonawca, którego profile wymagają minuty dłuższej kontroli, kosztuje tyle, co oferta droższa o 2 zł za CV.
- Terminy. Wykonawca oddający profile następnego dnia roboczego nie obsłuży 18 zleceń Agencji A z terminem na dziś. Jeśli tryb ekspresowy nie zostanie wyceniony i doliczony do Q, porównanie dotyczy tylko 42 profili, które mogły poczekać. Sprawdź, ile zleceń „na dziś” z ostatniego miesiąca zespół faktycznie zrealizował, i zestaw to z ceną trybu ekspresowego u wykonawcy.
Kiedy usługa jest lepszym wyborem
Spokojny miesiąc. Agencja A wysyła 5 profili, w programie nic nie trzeba poprawiać, a jeden profil od wykonawcy wraca do poprawki. Przy usłudze miesiąc kosztuje 35 minut pracy rekruterów (70 zł) plus 5 × Q; w programie 30 minut (60 zł) plus wdrożenie i abonament.
- Jeśli Agencja A zostaje na planie Team: program kosztuje 60 zł + 30 zł + 449 zł = 539 zł. Stawka graniczna Q = 93,80 zł.
- Jeśli spokojne miesiące są przewidywalne i agencja przechodzi na plan Starter (149 zł za maksymalnie 30 profili; zmiana planu obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego): program kosztuje 239 zł. Stawka graniczna Q = 33,80 zł.
Przy małej liczbie profili abonament rozkłada się na niewiele CV, więc wykonawca może zaproponować dużo wyższą stawkę i nadal wyjść taniej. Jeśli większość Twoich miesięcy tak wygląda, porównuj ofertę ze stawką graniczną spokojnego miesiąca.
Usługa wygrywa też w dwóch sytuacjach:
- Jednorazowe porządki: zaległe profile, których zespół nie przerobi, a potem liczba wraca do normy.
- Opis kandydata z rekomendacją konsultanta zamiast formatowania: to inna usługa i powinna mieć inną cenę.
Policz własną stawkę
Weź jeden miesiąc i te same CV na obu ścieżkach. Zbierz:
- Program: cenę planu i liczbę profili w planie; jednorazową konfigurację szablonu (Twoje minuty albo opłata) podzieloną przez liczbę miesięcy korzystania
- Usługa: cenę za CV; koszt poprawek, trybu ekspresowego i dodatkowych formatów; ewentualną opłatę wdrożeniową
- Minuty rekrutera na profil, osobno dla każdej ścieżki: wysłanie lub wgranie CV, porównanie ze źródłem, poprawka albo odesłanie z uwagami, ostateczna akceptacja
- Błędy: ile profili nie przeszło pierwszej kontroli na każdej ścieżce i ile minut kosztował każdy z nich
- Terminy: ile zleceń miało termin na dziś i która ścieżka zdążyła
- Pełny koszt godziny pracy rekrutera
Potem:
- Koszt ścieżki = opłaty stałe + wdrożenie w przeliczeniu na miesiąc + opłaty za CV + (aktywne minuty rekruterów ÷ 60 × koszt godziny)
- Stawka graniczna = (koszt ścieżki z programem − praca i opłaty stałe przy usłudze) ÷ liczba profili w miesiącu
Licz tylko aktywne minuty. Czas oczekiwania na wykonawcę to problem terminów, a nie koszt pracy.
Formatowanie CV we własnym zespole z TalentVeil
Z automatycznym formatowaniem CV w TalentVeil wgrywasz CV źródłowe i dostajesz edytowalny profil kandydata dla klienta, anonimowy (Blind CV) albo z danymi kandydata, w firmowym szablonie agencji. Rekruter porównuje go ze źródłem, poprawia linijkę w edytorze i eksportuje profil do Worda albo PDF-a. Edycja i pobieranie nie zużywają profili. Potem udostępniasz shortlistę w portalu klienta z brandingiem agencji jednym linkiem: klient zaznacza, kogo chce poznać, i zostawia uwagi przy każdym profilu, a Ty dostajesz powiadomienie, gdy otworzy link albo odpowie.
Każdy plan obejmuje wszystkie funkcje i nieograniczoną liczbę użytkowników; płacisz za liczbę nowych CV wgranych w miesiącu (cennik). O tym, które kroki przygotowania CV warto zautomatyzować najpierw, przeczytasz w poradniku jak oszczędzać czas dzięki automatyzacji formatowania CV.
Sprawdź to na CV z najbliższej shortlisty: zacznij za darmo od 10 profili ze wszystkimi funkcjami, bez podawania karty, i zmierz, ile minut rekruter spędza nad każdym profilem. Wpisz te minuty do ścieżki z programem i policz własną stawkę graniczną.
