Wenn Sie als Personalvermittlung Kandidatenprofile für Ihre Kunden extern erstellen lassen, geben Sie dem Dienstleister ein schriftliches Briefing mit den Regeln Ihrer Vorlage und klaren Abnahmekriterien mit und nehmen Sie jedes gelieferte Profil erst nach dem Abgleich mit dem Original-CV ab. Jedes zurückgewiesene Profil kostet Ihre Recruiter zusätzlich zum Angebotspreis Arbeitszeit. Rechnen Sie dann Ihren Grenzpreis aus: Monatskosten der Software im eigenen Team (Lizenz, Einrichtung, Recruiter-Zeit) minus die Kosten der Recruiter-Zeit, die beim Dienstleister für Versand und Prüfung anfällt, und das Ergebnis geteilt durch die Zahl Ihrer Kundenprofile im Monat. Liegt das Angebot darunter, ist der Dienstleister günstiger; liegt es darüber, die Software. Eilaufträge, die noch am selben Tag zum Kunden müssen, sprechen gegen einen Dienstleister, der erst am nächsten Werktag liefert, es sei denn, ein Expresspreis steht im Angebot.
Unten finden Sie das Briefing zum Kopieren, die Abnahmeprüfung für jedes gelieferte Profil und ein durchgerechnetes Beispiel, das Ihnen die Zahl für die Verhandlung liefert.
Das Briefing für den Dienstleister
Ein Formatierungsdienstleister wendet Ihre Vorlage auf Lebensläufe von Kandidaten an, mit denen er nie gesprochen hat, für einen Kunden, den er nicht kennt. Was Sie nicht schriftlich festlegen, entscheidet er für Sie. Schicken Sie diesen Text mit Ihrer Angebotsanfrage und nehmen Sie ihn nach der Auswahl in den Vertrag auf:
Verwenden Sie ausschließlich die beigefügte Vorlage unserer Agentur und den freigegebenen Original-Lebenslauf. Übernehmen Sie Positionsbezeichnungen, Zeiträume und Kenntnisstufen genau so, wie der Kandidat sie angegeben hat. Entfernen Sie die direkten Kontaktdaten des Kandidaten von jeder exportierten Seite, auch aus Kopf- und Fußzeile. Liefern Sie die bearbeitbare Datei und das vereinbarte Endformat. Markieren Sie unklare oder fehlende Angaben, statt sie selbst zu ergänzen. Geben Sie an, welche Korrekturen im Preis enthalten sind, wer Rückfragen zum Original-Lebenslauf klärt, bis wann ein vollständiges, abnahmefähiges Profil vorliegt, was ein Eilauftrag für denselben Tag kostet und was die Überarbeitung eines zurückgewiesenen Profils kostet.
Drei dieser Punkte entscheiden, was das Angebot wirklich kostet:
- Express gehört ins Angebot. Wenn die Standardlieferung am nächsten Werktag erfolgt, fragen Sie, was ein Profil am selben Tag kostet, und nehmen Sie diesen Betrag in den Vergleich auf. Ein Angebot ohne diesen Preis deckt nur die Aufträge ab, die warten können.
- Ein zurückgewiesenes Profil hat einen Preis. Fragen Sie, ob ein Profil, das das Briefing nicht erfüllt, kostenlos neu erstellt wird und wie oft. Die Zeit, die Ihr Recruiter für die Rückgabe braucht, kostet Sie in jedem Fall.
- Für Rückfragen zum Original gibt es einen festen Ansprechpartner. Ein fehlendes Enddatum oder eine unklare Positionsbezeichnung braucht eine Antwort vom Kandidaten, keine Vermutung des Dienstleisters. Legen Sie fest, wer nachfragt und dass das Profil bis zur Antwort wartet.
Stellen Sie außerdem die zwei Fragen, die Sie jedem Auftragsverarbeiter von Kandidatendaten stellen: Wer hat Zugriff auf die Dateien, und wann werden sie gelöscht? Was im Auftragsverarbeitungsvertrag stehen muss, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Gelieferte Profile vor der Abnahme prüfen
Ein Profil kann gut aussehen und trotzdem das Briefing verfehlen. Ein Beispiel mit einer fiktiven Kandidatin:
Original-Lebenslauf und Auftrag
- Position: Projektkoordinatorin, seit 2022
- Kenntnis: Power BI, Grundkenntnisse
- Fußzeile: candidate-a@example.invalid
- Auftrag: Vorlage der Agentur; keine direkten Kontaktdaten; Fakten unverändert; keine Seniorität oder Kenntnisstufe hinzudichten
Was zurückkam
Senior Project Manager | seit 2022 | Power BI – fortgeschritten
Die E-Mail-Adresse der Kandidatin steht noch in der Fußzeile. Das Design stimmt, und trotzdem verfehlt das Profil das Briefing an drei Stellen: Position, Kenntnisstufe und Kontaktdaten.
Was der Recruiter korrigiert
- Position: Im Original steht Projektkoordinatorin. Stellen Sie das wieder her; ein Dienstleister befördert keine Kandidaten.
- Kenntnisstufe: Im Original stehen Grundkenntnisse. Dass der Kunde fortgeschrittene Power-BI-Kenntnisse sucht, ist kein Beleg dafür, dass die Kandidatin sie hat.
- Fußzeile: Die direkte Kontaktadresse steht noch auf der Seite. Entfernen Sie sie und prüfen Sie jede exportierte Seite, nicht nur die erste.
- Zeitraum: „Seit 2022“ stimmt mit dem Original überein und bleibt. Will der Kunde wissen, ob die Kandidatin dort noch arbeitet, fragen Sie sie, statt ein Enddatum einzutragen.
Abgenommen: „Projektkoordinatorin | seit 2022 | Power BI – Grundkenntnisse“, ohne direkte Kontaktdaten in der gesamten Datei.
Eine solche Prüfung kostet auf beiden Wegen Recruiter-Minuten: Jemand vergleicht das Profil mit dem Original, bevor der Kunde es sieht. Der Unterschied liegt darin, was nach einem Fehler passiert. Beim Dienstleister schreibt der Recruiter zurück, wartet und prüft die neue Version. Im eigenen Team korrigiert er die Zeile im Editor. Rechnen Sie beides ein. Eine vollständige Liste, was Sie Zeile für Zeile prüfen sollten, finden Sie in unserem Leitfaden zur Prüfung eines Kandidatenprofils am Original-Lebenslauf.
Ihr Grenzpreis: ein durchgerechnetes Beispiel
Nehmen wir Agentur A, eine Beispielagentur mit sechs Recruitern, die einen Monat lang beide Wege vergleicht. Dieselben Lebensläufe, dieselbe Vorlage, dasselbe Briefing. Alle Zahlen sind Werte von Agentur A, keine Marktpreise.
Der Monat von Agentur A
- 60 Kundenprofile, davon 18 Eilaufträge für denselben Tag
- Vollkosten einer Recruiter-Stunde: 35 €, also rund 0,58 € pro Minute
Weg 1: im eigenen Team mit Software (TalentVeil Team)
- Tarif: 149 € pro Monat zzgl. MwSt. für bis zu 100 Profile; Agentur A hat 60 genutzt
- Einrichtung der Vorlage durch die Teamleitung Operations: einmalig 180 Minuten, 105 €, verteilt auf 12 Monate: 8,75 € pro Monat
- Recruiter-Zeit: 6 Minuten pro Profil (Hochladen, jedes Feld mit dem Original abgleichen, anpassen, exportieren) = 360 Minuten
- Korrekturen: 4 von 60 Profilen brauchten eine Korrektur im Editor, je 5 Minuten = 20 Minuten
- Arbeitszeit: 380 Minuten = 221,67 €
- Summe: 379,42 € pro Monat, 6,32 € pro abgenommenem Profil
Weg 2: externer Dienstleister
- Angebot: Q pro Lebenslauf, Einrichtung der Vorlage und eine Korrekturschleife inklusive, Lieferung standardmäßig am nächsten Werktag, Express nicht angeboten
- Recruiter-Zeit: 5 Minuten pro Profil (1 Minute zum Versenden mit Briefing, 4 Minuten zum Abgleich der gelieferten Datei mit dem Original) = 300 Minuten
- Zurückgewiesene Profile: 6 von 60 fielen bei der ersten Prüfung durch, je 10 Minuten für Rückgabe und erneute Prüfung = 60 Minuten
- Arbeitszeit: 360 Minuten = 210,00 €
- Summe: 210,00 € + 60 × Q
Der Grenzpreis
Q = (379,42 € − 210,00 €) ÷ 60 = rund 2,82 € pro Lebenslauf, Korrekturen inklusive.
Bietet der Dienstleister weniger als 2,82 € an, ist er auf dem Papier günstiger. Darüber ist die Software günstiger. Mit dieser Zahl geht Agentur A in die Verhandlung.
Wovon die Zahl abhängt
- Von der Lizenz, verteilt auf Ihr Volumen. Bei der Arbeitszeit liegt der Dienstleister nur 20 Minuten im Monat vorn, rund 11,67 €. Fast der gesamte Grenzpreis, rund 2,48 € von 2,82 €, ist die Lizenz geteilt durch 60 Profile. Innerhalb eines Tarifs sinkt der Grenzpreis mit steigendem Volumen; er springt, sobald Ihr Volumen den nächsten Tarif braucht.
- Von der Prüfzeit. Bei 60 Profilen im Monat kostet jede zusätzliche Prüfminute pro Profil 35 € im Monat, ganz gleich auf welchem Weg. Ein Dienstleister, dessen Lieferungen eine Minute länger geprüft werden müssen, kostet so viel wie ein Angebot, das rund 0,58 € pro Lebenslauf teurer ist.
- Von den Fristen. Ein Dienstleister mit Lieferung am nächsten Werktag schafft die 18 Eilaufträge von Agentur A nicht. Solange kein Expresspreis angeboten und zu Q addiert wird, gilt der Vergleich nur für die 42 Profile, die warten konnten. Zählen Sie, wie viele Eilaufträge des letzten Monats Ihr eigenes Team tatsächlich geschafft hat, und stellen Sie das dem Expresspreis des Dienstleisters gegenüber.
Wann der Dienstleister die bessere Wahl ist
Ein ruhiger Monat. Agentur A verschickt 5 Profile, in der Software ist keine Korrektur nötig, ein Profil vom Dienstleister wird zurückgewiesen. Beim Dienstleister kostet der Monat 35 Minuten Arbeitszeit (20,42 €) plus 5 × Q; in der Software sind es 30 Minuten Arbeitszeit (17,50 €) plus Einrichtung und Lizenz.
- Bleibt Agentur A im Tarif Team: Die Software kostet 17,50 € + 8,75 € + 149 € = 175,25 €. Grenzpreis Q = rund 30,97 €.
- Sind die ruhigen Monate planbar und wechselt die Agentur in den Tarif Starter (49 € für bis zu 30 Profile; ein Tarifwechsel gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum): Die Software kostet 75,25 €. Grenzpreis Q = rund 10,97 €.
Bei kleinem Volumen verteilt sich die Lizenz auf wenige Lebensläufe; der Preis pro CV, den ein Dienstleister unterbieten muss, liegt deshalb deutlich höher. Sehen die meisten Ihrer Monate so aus und liegt das Angebot unter Ihrem Grenzpreis für einen solchen Monat, ist der Dienstleister günstiger.
Außerdem spricht für ihn ein einmaliger Rückstau, den Ihr Team neben dem Tagesgeschäft nicht abbauen kann, oder ein Kandidatenbericht mit Bewertung durch einen Berater: Das ist keine Formatierung, sondern eine andere Leistung zu einem anderen Preis.
Ihre eigene Rechnung
Nehmen Sie einen Monat und dieselben Lebensläufe für beide Wege und erfassen Sie:
- Software: Tarifpreis und enthaltene Profile; einmalige Einrichtung der Vorlage (Ihre Minuten oder eine Gebühr), geteilt durch die Monate der Nutzung
- Dienstleister: Preis pro Lebenslauf; Kosten für Korrekturen, Express und zusätzliche Formate; eventuelle Einrichtungsgebühr
- Recruiter-Minuten pro Profil, getrennt nach Weg: Versenden oder Hochladen, Abgleich mit dem Original, Korrektur oder Rückgabe, finale Freigabe
- Fehler: wie viele Profile auf jedem Weg bei der ersten Prüfung durchfielen und wie viele Minuten jedes kostete
- Fristen: wie viele Eilaufträge es gab und welcher Weg sie geschafft hat
- Vollkosten einer Recruiter-Stunde
Dann:
- Kosten pro Weg = Fixkosten + Einrichtung pro Monat + Preis pro Lebenslauf × Anzahl + (aktive Recruiter-Minuten ÷ 60 × Stundensatz)
- Grenzpreis = (Kosten des Software-Wegs − Kosten der Arbeitszeit und Fixkosten beim Dienstleister) ÷ Profile im Monat
Zählen Sie nur aktive Minuten. Wartezeit auf den Dienstleister ist eine Frage der Fristen, keine Arbeitszeit.
Im eigenen Team mit TalentVeil
Mit der automatischen CV-Formatierung von TalentVeil laden Sie den Original-Lebenslauf hoch und erhalten ein bearbeitbares Kandidatenprofil, anonymisiert oder mit Namen, in der Vorlage Ihrer Agentur. Der Recruiter gleicht es mit dem Original ab, korrigiert einzelne Zeilen im Editor und exportiert das Profil als Word oder PDF. Bearbeiten und Herunterladen verbrauchen keine Profile. Danach teilen Sie Ihre Shortlist in einem gebrandeten Kundenportal über einen Link: Ihr Kunde markiert, wen er kennenlernen möchte, hinterlässt eine Rückmeldung direkt am Profil, und Sie werden benachrichtigt, sobald er reagiert.
Jeder Tarif enthält alle Funktionen und unbegrenzt viele Nutzer; Sie zahlen nach der Zahl neuer Lebensläufe, die Sie im Monat hochladen (Tarife und Preise). Welche Schritte der CV-Aufbereitung Sie zuerst automatisieren sollten, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Zeitersparnis durch automatisierte CV-Formatierung.
Testen Sie TalentVeil mit Lebensläufen Ihrer nächsten Shortlist: kostenlos mit 10 Profilen und allen Funktionen, ohne Kreditkarte. Stoppen Sie dabei die Minuten pro Profil und setzen Sie sie in Ihre Grenzpreisrechnung ein.
