Recruiter sollten ihre Zeit mit der Suche nach Kandidaten, Gesprächen mit Kunden und dem Abschluss von Vermittlungen verbringen – nicht mit dem Kopieren von Informationen zwischen Dokumenten und dem Beheben von Formatierungsfehlern in CVs.
Trotzdem ist die Kandidatenpräsentation noch immer mit überraschend viel wiederkehrender Arbeit verbunden. Bevor ein CV einen Kunden erreicht, müssen Recruiter möglicherweise das Layout vereinheitlichen, personenbezogene Daten entfernen, eine Kandidatenzusammenfassung erstellen, das Branding der Agentur anwenden und ein neues Dokument exportieren.
Multipliziert man diesen Prozess mit Dutzenden oder Hunderten von Kandidatenvorstellungen, summieren sich die Verwaltungskosten schnell.
Genau diese Art von Workflow können Personalagenturen automatisieren.
Wofür geht die Zeit von Recruitern drauf?
Betrachten Sie den Prozess zwischen dem Eingang eines Kandidaten-CVs und dem Versand an einen Kunden.
In vielen Agenturen sieht er noch immer ungefähr so aus:
- Den ursprünglichen CV öffnen.
- Informationen in eine Agenturvorlage kopieren.
- Schriftarten, Überschriften und Abstände korrigieren.
- Unnötige oder personenbezogene Informationen entfernen.
- Eine Kandidatenzusammenfassung schreiben oder bearbeiten.
- Das Branding der Agentur anwenden.
- Das Dokument prüfen.
- Als PDF oder Word-Datei exportieren.
- Das Dokument an den Kunden senden.
Keiner dieser Schritte ist besonders schwierig.
Das Problem ist die Wiederholung.
Wenn Recruiter denselben Ablauf für jeden Kandidaten durchführen, wird die CV-Aufbereitung zu einem erheblichen administrativen Engpass.
Beginnen Sie mit den wiederkehrendsten Aufgaben
Recruiting-Automatisierung muss nicht bedeuten, die Rolle des Recruiters durch KI zu ersetzen.
Ein besserer Ausgangspunkt ist, wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren, die jedes Mal demselben Prozess folgen.
Die Kandidatenpräsentation ist ein gutes Beispiel.
Eine Personalagentur kann klare Regeln dafür haben, wie jeder Kandidat präsentiert werden soll: dasselbe Branding, dieselbe Reihenfolge der Abschnitte, dieselbe Formatierung und derselbe Ansatz bei der Anonymisierung.
Statt Recruiter aufzufordern, diesen Standard manuell zu reproduzieren, kann Software ihn automatisch anwenden.
Das ist das Prinzip hinter der CV-Standardisierung für Personalagenturen.
Der Recruiter bleibt für die Beziehung zum Kandidaten und die endgültige Entscheidung verantwortlich. Die Automatisierung übernimmt die wiederkehrende Dokumentenarbeit darum herum.
Der Engpass bei der CV-Formatierung
Kandidaten senden CVs in nahezu jedem denkbaren Format.
Einige sind PDFs, andere Word-Dokumente. Manche verwenden mehrere Spalten, Grafiken und ungewöhnliche Layouts. Andere sind gescannte Dokumente oder enthalten Informationen, die eine Agentur nicht in einer Kundenvorstellung verwenden möchte.
Vor der Präsentation dieser Kandidaten bauen Recruiter ihre CVs häufig in einer Standardvorlage der Agentur neu auf.
Bei kleinen Mengen mag das noch machbar erscheinen.
Bei größerem Volumen wird es teuer.
Wenn jeder Recruiter täglich mehrere Kandidatenprofile vorbereitet, werden selbst wenige Minuten manueller Arbeit pro Dokument schnell zu vielen Stunden Verwaltungsaufwand im gesamten Team.
Die Automatisierung dieses Schritts kann deshalb unmittelbar Zeit sparen, ohne den eigentlichen Recruiting-Prozess zu verändern.
Vom ursprünglichen CV zum kundenfertigen Profil
Moderne CV-Automatisierung kann weit mehr als nur Schriftarten ändern.
Mit Talent Veil kann ein Recruiter eine PDF-, Word- oder Bilddatei, einen Scan oder Text hochladen und daraus ein strukturiertes Kandidatenprofil erstellen.
Talent Veil extrahiert unter anderem:
- Berufserfahrung
- Ausbildung
- Fähigkeiten
- Sprachen
- Qualifikationen und Erfolge
Diese Informationen können anschließend in die eigene Vorlage der Personalagentur übernommen werden.
Das Ergebnis ist ein einheitliches, gebrandetes Kandidatenprofil, das geprüft und mit einem Kunden geteilt werden kann.
Talent Veil verarbeitet derzeit mehr als 5.000 Blind-CVs pro Monat. Organisationen, die die Plattform nutzen, sparen in ihren Recruiting-Workflows mehr als 1.200 Stunden pro Monat.
Auch die CV-Anonymisierung automatisieren
Die Formatierung ist nicht der einzige wiederkehrende Teil der Kandidatenvorbereitung.
Recruiter müssen möglicherweise auch identifizierende Informationen entfernen, bevor sie ein Kandidatenprofil versenden.
Bei einer manuellen Bearbeitung müssen sie Namen, Fotos, Kontaktdaten und andere identifizierende Angaben in jedem Dokument suchen und löschen.
Automatisierte CV-Anonymisierung kann Teil desselben Workflows werden.
Talent Veil kann Kandidateninformationen extrahieren, ausgewählte Felder anonymisieren und die übrigen Informationen in eine standardisierte Agenturvorlage übertragen.
Statt Anonymisierung und Formatierung als zwei getrennte Aufgaben zu behandeln, können Recruiter beides in einem Prozess erledigen.
Standardisierung spart auch jenseits der Formatierung Zeit
Der Vorteil besteht nicht nur in der Zeit, die für die Vorbereitung eines einzelnen CVs benötigt wird.
Standardisierung nimmt Recruitern auch viele kleine Entscheidungen ab, die sie sonst immer wieder treffen:
Welche Schriftart soll ich verwenden?
Ist bereits in der Vorlage festgelegt.
Wo soll die Kandidatenzusammenfassung stehen?
Ist ebenfalls festgelegt.
Soll dieser Abschnitt enthalten sein?
Wird durch die Vorlage gesteuert.
Wie soll das Dokument beim Kunden aussehen?
Einheitlich in der gesamten Agentur.
Mit dem Vorlageneditor von Talent Veil können Agenturen Logo, Farben, Schriftarten, Reihenfolge der Abschnitte, Sichtbarkeit von Feldern und Informationshierarchie steuern.
So kann jeder Recruiter denselben Standard für die Kandidatenpräsentation einhalten, ohne ihn für jede Vorstellung manuell neu zu erstellen.
KI kann auch Kandidatenzusammenfassungen verbessern
Bei der Kandidatenpräsentation geht es nicht nur um Formatierung.
Recruiter müssen auch vermitteln, warum ein Kandidat relevant ist.
Talent Veil nutzt KI, um die Erfahrung eines Kandidaten zu analysieren und rohe CV-Informationen in ein klareres berufliches Profil zu überführen, das auf Kompetenzen, Erfolgen und für den Kunden relevantem Kontext beruht.
Statt lediglich eine Liste von Aufgaben aus dem ursprünglichen CV zu kopieren, kann das resultierende Profil die Erfahrung des Kandidaten so darstellen, dass sie für den Kunden leichter zu bewerten ist.
Der Recruiter kann das Ergebnis vor der Weitergabe prüfen.
So entsteht eine sinnvolle Arbeitsteilung: Die KI erstellt die wiederkehrende erste Version, der Recruiter ergänzt Urteil und Kontext.
Was könnte Ihre Agentur mit der gesparten Zeit anfangen?
Der Zweck von Recruiting-Automatisierung besteht nicht nur darin, mehr Dokumente zu verarbeiten.
Recruiter sollen mehr Zeit für Aufgaben haben, bei denen menschliches Engagement einen größeren Wert schafft.
Dazu gehören:
- Gespräche mit Kandidaten
- der Ausbau von Kundenbeziehungen
- die Suche nach schwer zu findenden Talenten
- das Verständnis neuer Vakanzen
- die Erstellung besserer Shortlists
- die Gewinnung neuer Kunden
Für einen einzelnen Recruiter mag die Einsparung von einigen Minuten pro Kandidatenprofil nicht bahnbrechend wirken.
Bei Hunderten oder Tausenden von Profilen sieht die Sache anders aus.
Nutzer von Talent Veil sparen gemeinsam mehr als 1.200 Stunden pro Monat, während die Plattform mehr als 5.000 Blind-CVs verarbeitet.
Diese Zeit können Recruiting-Teams von der Dokumentenverwaltung zurück in die eigentliche Personalgewinnung lenken.
Wie erkennen Sie, was Sie automatisieren sollten?
Bevor Sie Ihrem Recruiting-Stack ein weiteres Tool hinzufügen, betrachten Sie Ihren aktuellen Workflow.
Fragen Sie Ihre Recruiter:
Welche Aufgaben wiederholt ihr bei fast jedem Kandidaten?
Bei welchen Aufgaben werden Informationen zwischen Systemen oder Dokumenten kopiert?
Wo warten Kandidaten, weil jemand einen administrativen Schritt erledigen muss?
Welche Tätigkeiten folgen jedes Mal im Wesentlichen denselben Regeln?
Das sind in der Regel die besten Ansatzpunkte für Automatisierung.
Für Agenturen, die regelmäßig CVs vor dem Versand an Kunden vorbereiten, ist die Kandidatenpräsentation ein naheliegender Startpunkt.
Machen Sie aus der CV-Aufbereitung einen 30-Sekunden-Workflow
Recruiter brauchen kein weiteres Tool, das zusätzliche Arbeit erzeugt.
Sie brauchen weniger manuelle Schritte zwischen dem Eingang eines Kandidaten-CVs und der Präsentation beim Kunden.
Talent Veil verwandelt Kandidaten-CVs in standardisierte, gebrandete und anonymisierte Profile – in nur 30 Sekunden.
Laden Sie den CV hoch, wählen Sie Ihre Vorlage, prüfen Sie das Ergebnis und erstellen Sie ein kundenfertiges Kandidatenprofil.
Weniger Zeit für Dokumentenformatierung. Mehr Zeit für Recruiting.