Wenn Ihre Personalvermittlung Kandidatenprofile an Kunden sendet, prüfen Sie ein Tool am fertigen Dokument: Welche Angaben werden entfernt, welche beruflichen Informationen bleiben erhalten, kann der Recruiter das Ergebnis korrigieren und lässt sich das benötigte Format exportieren? Das ist eine andere Entscheidung als Blind-CV-Screening im ATS oder das Entfernen von Daten aus einem älteren Datenbankeintrag.
Ein Tool zur Anonymisierung von Lebensläufen für Kundenvorstellungen sollte deshalb mit dem Dokument und der Übergabe getestet werden, die Ihr Team tatsächlich benötigt. Verwenden Sie ein geeignetes Beispiel, prüfen Sie das Risiko einer erneuten Identifizierung mit der zuständigen Person und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem heutigen Ablauf.
Drei verschiedene Aufgaben hinter „Anonymisierung“
| Aufgabe | Wo findet sie statt? | Gewünschtes Ergebnis | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kundenprofil | Vor dem Versand einer Shortlist, außerhalb oder ergänzend zum ATS | Ein lesbares Dokument für einen bestimmten Kunden, in dem ausgewählte Angaben verborgen sind | Kann der Recruiter jede Änderung vor dem Export prüfen und bearbeiten? |
| Blind-CV im ATS | Interne Sichtung im Recruiting-System | Eine Ansicht oder ein Dokument, das ausgewählte Identifikatoren bei der Bewertung ausblendet | Funktioniert die Redaktion in unserem ATS, und welche Felder umfasst sie? |
| Datenbestand im ATS | Von der Personalvermittlung gespeicherte Datensätze nach einem Prozess | Löschung oder irreversible Anonymisierung gemäß dem eigenen Ablauf | Was geschieht mit Kopien, Verlauf und Angaben, die eine Zuordnung ermöglichen könnten? |
Wählen Sie nicht ein Tool, nur weil alle drei Aufgaben ähnlich bezeichnet werden. Zielgruppe, Prozessschritt und Ergebnis unterscheiden sich.
Kundenprofile: Prüfen Sie das Dokument, das Ihre Agentur verlässt
Verfolgen Sie den ganzen Weg vom Ausgangs-CV bis zur Datei, die der Kunde erhält. Legen Sie fest, welche Angaben fehlen sollen und welche Erfahrungen und Qualifikationen für die Beurteilung wichtig bleiben. Prüfen Sie, ob Recruiter den Text korrigieren, eine Agenturvorlage anwenden und PDF oder Word exportieren können.
Verwenden Sie bei jedem Tool dasselbe Beispiel und halten Sie fest:
- welche Felder entfernt oder geändert wurden und ob das Ergebnis manuell geprüft werden muss;
- ob verborgene Angaben in Kopf- oder Fußzeilen, Dateinamen oder Links übrig bleiben;
- ob das fertige Profil die für den Kunden nötigen Informationen enthält;
- wer die Datei freigibt und wie sie geteilt wird.
Damit testen Sie Ihren Ablauf. Allein einen Namen auszublenden belegt nicht, dass ein Dokument im rechtlichen Sinn anonym ist.
Blind-CV-Screening im ATS ist kein Kundenprofil
Angebote wie die eRecruiter-Integration von MeVitae beschreiben die Redaktion von Dokumenten im ATS für die Sichtung. Das kann passen, wenn Ihr Team bei der internen Bewertung bestimmte Angaben weniger sichtbar machen möchte.
Fragen Sie, welche Felder bearbeitet werden, ob sich die Einstellungen anpassen lassen und wie Recruiter später den benötigten Kontext erhalten. Gehen Sie nicht davon aus, dass dieser Schritt zugleich ein gebrandetes Dokument für den Kunden erstellt.
Aufbewahrung und Anonymisierung von ATS-Datensätzen
Die Verwaltung eines Datenbankeintrags ist ein eigener Vorgang. Recruitify beschreibt beispielsweise Funktionen zu Einwilligungen und Aufbewahrung sowie zur Anonymisierung von Kandidatendaten bei Erhalt von Prozessstatistiken. Prüfen Sie den genauen Umfang: Profile, Anhänge, Kopien und verbundene Systeme können eigene Regeln erfordern.
Die DSGVO unterscheidet personenbezogene Daten von Pseudonymisierung; pseudonymisierte Daten können weiterhin einer Person zugeordnet werden, wenn zusätzliche Informationen vorliegen. Siehe die Begriffsbestimmungen in Artikel 4 DSGVO. Bearbeiten Sie ein Kundendokument nicht als Ersatz für den Prozess zur Aufbewahrung Ihrer Datenbank.
Ein Anbietertest mit einem Beispiel
Verwenden Sie im Demo-Termin ein fiktives oder ausdrücklich freigegebenes Beispiel. Übermitteln Sie keine echten Kandidatendaten an eine nicht vertrauenswürdige Demo-Umgebung.
| Prüfen | Kundenprofil | Blind-CV im ATS | ATS-Datensatz |
|---|---|---|---|
| Ausgangspunkt | CV und Kundenanforderungen | Kandidatendokument im laufenden Prozess | Datensatz nach Abschluss eines Prozesses |
| Empfänger | Kunde der Personalvermittlung | Sichtungsteam | Zur Datenverwaltung befugtes Team |
| Ergebnis | Bearbeitbares Profil oder Export | Interne Ansicht bzw. Dokument | Löschung oder Anonymisierung im vereinbarten Umfang |
| Bestanden, wenn … | Das Dokument ist verständlich und gibt keine unbeabsichtigten Identifikatoren preis | Das ATS blendet die vereinbarten Felder im vorgesehenen Schritt aus | Der Anbieter zeigt Umfang, Kopien und mögliche Wiederzuordnung |
Klären Sie vor der Einführung mit der zuständigen Datenschutzperson, welcher Ablauf und welches Ergebnis für Ihre Organisation angemessen sind. Der Anbieter zeigt Funktionen; Ihre Organisation legt ihre Verarbeitungsregeln fest.
Wann reicht Ihr ATS aus?
Wenn Kunden einen einfachen, wiederholbaren Export erhalten und Ihr ATS das benötigte Vorlagenformat erstellt, ist ein zusätzliches Tool möglicherweise nicht nötig. Bereitet Ihre Personalvermittlung unterschiedliche Profile für viele Kunden vor, vergleichen Sie Bearbeitung, Vorlagen und Ausgabeformate in einem eigenen Ablauf für Kundenprofile.
TalentVeil erstellt aus Ausgangs-CVs Blind-CVs, gebrandete Kandidatenprofile oder klassische kundenfertige CVs – mit bearbeitbaren Vorlagen sowie PDF- und Word-Export. Erfahren Sie, wie Personalvermittlungen Kandidatenprofile für Kunden vorbereiten. Vergleichen Sie in einer Demo das Ergebnis anhand eines Beispiels mit Ihrem bisherigen Ablauf, statt anzunehmen, ein Tool decke alle drei Aufgaben ab.