Portal klienta dla agencji rekrutacyjnej warto sprawdzić wtedy, gdy trudno powiązać odpowiedzi klienta z konkretnymi kandydatami i ustalić dalsze działania. Jeśli e-mail przynosi jasną decyzję o każdej osobie, wiadomo, kto ją potwierdził, a rekruter ją zapisuje — można przy nim zostać. O wyborze nie decyduje liczba załączników ani wielkość agencji, lecz to, czy po odpowiedzi klienta wiadomo, co zrobić z każdym profilem.
Kiedy e-mail wystarcza?
Dobrze działająca wymiana mailowa nie wymaga zastąpienia portalem. Wystarczy, że klient wskazuje kandydatów jednoznacznie, podaje decyzję lub pytanie, a rekruter zapisuje następny krok i osobę odpowiedzialną. Przy kilku opiniujących osobach trzeba też ustalić, kto rozstrzyga rozbieżności.
Podobnie z funkcją prezentacji kandydatów w obecnym ATS: jeśli spełnia to zadanie, nie warto dokładać drugiego miejsca na decyzje.
Poniższe porównanie zaczyna się od profili zatwierdzonych do wysłania. Ich zawartość omawia poradnik o przygotowaniu profilu kandydata dla klienta. Jeśli problemem są szablony lub eksport, właściwym punktem wyjścia jest porównanie ATS z osobnym narzędziem do profili, nie zmiana kanału komunikacji.
Ta sama shortlista, dwie różne odpowiedzi
Przykład fikcyjny. Agencja przedstawia kandydatów A, B i C na stanowisko menedżera finansowego. Klient ocenia doświadczenie w raportowaniu w firmie produkcyjnej oraz zarządzaniu zespołem. Decyzję podejmuje menedżer zatrudniający, opinię dodaje osoba z finansów, a dalszy kontakt prowadzi rekruter.
E-mail, po którym można działać
Menedżer zatrudniający odpowiada:
- A: „Zapraszamy na rozmowę. Doświadczenie w raportowaniu w firmie produkcyjnej odpowiada wymaganiom”.
- B: „Proszę wyjaśnić, czy kandydat zarządzał zespołem raportowania, czy wykonywał zadania samodzielnie jako specjalista”.
- C: „Nie kontynuujemy procesu na to stanowisko. Przesłany profil nie pokazuje wymaganego doświadczenia w raportowaniu w firmie produkcyjnej”.
Rekruter może zapisać trzy różne działania: uzgodnić organizację rozmowy z A, zapytać B o zakres odpowiedzialności i odnotować decyzję dotyczącą C. W przypadku B klient czeka na wyjaśnienie zakresu odpowiedzialności kandydata — decyzja o dalszym udziale w rekrutacji jeszcze nie zapadła. W przypadku C zapis dotyczy konkretnej roli i przesłanego profilu, nie ogólnej oceny kompetencji.
Jeśli klient regularnie odpowiada tak jednoznacznie, sam portal nie zmieni tego, co rekruter ma zrobić dalej.
E-mail, który wymaga doprecyzowania
Teraz ten sam menedżer pisze: „Pierwsza osoba wygląda dobrze; proszę dopytać o zarządzanie”. Osoba z finansów dodaje: „Zgoda, poza ostatnim profilem”.
Nie wiadomo jednoznacznie, kogo dotyczy pytanie o zarządzanie ani co oznacza zastrzeżenie do „ostatniego profilu”. Nie należy przypisywać decyzji według kolejności załączników ani uznawać C za odrzuconego. Potrzebna jest odpowiedź z oznaczeniami A/B/C i konkretnym dalszym krokiem. Ewentualną różnicę zdań rozstrzyga menedżer zatrudniający.
Prośba o informację zwrotną — do skopiowania
Temat: [Stanowisko] — decyzje dotyczące kandydatów A, B i C
Przesyłam zatwierdzone profile: [link lub nazwy plików]. Proszę o odpowiedź osobno dla każdej osoby:
- oznaczenie kandydata: A, B lub C;
- dalszy krok: rozmowa / wyjaśnienie konkretnej kwestii / zakończenie udziału w tej rekrutacji;
- kryterium stojące za decyzją albo pytanie wymagające odpowiedzi;
- kto potwierdza decyzję.
Proszę o odpowiedź do [data i godzina]. Jeśli ten termin nie jest możliwy, proszę dać mi znać, kiedy uda się przejrzeć profile. W razie rozbieżnych opinii ostateczną decyzję potwierdza [imię i nazwisko osoby podejmującej decyzję po stronie klienta].
W wersji dla portalu zamiast prośby o odpowiedź mailową można napisać: „Proszę zaznaczyć zainteresowanie i dodać komentarz przy każdym profilu, podając dalszy krok, uzasadnienie lub pytanie oraz osobę potwierdzającą”. Poproś klienta o wskazanie dalszego kroku przy każdym kandydacie, a ustalenia zapisz w miejscu, z którego korzysta zespół.
Jak zapisać ustalenia dla A, B i C?
Na podstawie jednoznacznej odpowiedzi menedżera rekruter uzupełnia poniższe wpisy ręcznie w miejscu, z którego korzysta zespół.
A — ustalenie rozmowy
- Rola / shortlista: menedżer finansowy / A–C.
- Kandydat i wersja profilu: A / profil z tej wysyłki.
- Odpowiedź i jej autor: zaprosić na rozmowę; menedżer zatrudniający.
- Kryterium / pytanie: raportowanie w firmie produkcyjnej odpowiada wymaganiom.
- Decyzję potwierdza: menedżer zatrudniający.
- Dalsze działanie i odpowiedzialność: rekruter uzgadnia organizację rozmowy z klientem i kandydatem.
- Uzgodniony termin ponownego kontaktu: __________.
- Rozbieżność lub brak odpowiedzi: brak w przytoczonej odpowiedzi.
B — oczekiwanie na wyjaśnienie
- Rola / shortlista: menedżer finansowy / A–C.
- Kandydat i wersja profilu: B / profil z tej wysyłki.
- Odpowiedź i jej autor: wyjaśnić zakres odpowiedzialności; menedżer zatrudniający.
- Kryterium / pytanie: zarządzanie zespołem raportowania czy samodzielna praca specjalistyczna?
- Decyzję potwierdza: menedżer zatrudniający potwierdzi dalszy krok po wyjaśnieniu.
- Dalsze działanie i odpowiedzialność: rekruter pyta kandydata o tę kwestię; sprawa pozostaje otwarta.
- Uzgodniony termin ponownego kontaktu: __________.
- Rozbieżność lub brak odpowiedzi: brak wyjaśnienia od kandydata.
C — bez dalszego udziału w tej rekrutacji
- Rola / shortlista: menedżer finansowy / A–C.
- Kandydat i wersja profilu: C / profil z tej wysyłki.
- Odpowiedź i jej autor: nie kontynuować na to stanowisko; menedżer zatrudniający.
- Kryterium / pytanie: w przesłanym profilu brakuje informacji o wymaganym doświadczeniu w raportowaniu w firmie produkcyjnej.
- Decyzję potwierdza: menedżer zatrudniający.
- Dalsze działanie i odpowiedzialność: rekruter zapisuje decyzję wraz z uzasadnieniem dotyczącym tej roli.
- Uzgodniony termin ponownego kontaktu: __________.
- Rozbieżność lub brak odpowiedzi: brak w przytoczonej odpowiedzi.
Pusty wpis do własnej shortlisty
Rola / oznaczenie shortlisty: __________
Kandydat i wersja lub oznaczenie profilu: __________
Odpowiedź klienta i jej autor: __________
Kryterium / pytanie: __________
Decyzję potwierdza: __________
Dalsze działanie i osoba odpowiedzialna: __________
Uzgodniony termin ponownego kontaktu: __________
Nierozstrzygnięta rozbieżność lub brak odpowiedzi: __________
Co sprawdzić w portalu klienta?
W tym samym przykładzie klient odpowiada teraz w portalu: przy A zaznacza zainteresowanie i pisze «Zapraszamy na rozmowę — doświadczenie w raportowaniu w firmie produkcyjnej odpowiada wymaganiom», przy B pyta o zarządzanie zespołem, a przy C pisze «Nie zapraszamy na rozmowę na to stanowisko — w przesłanym profilu nie ma informacji o wymaganym doświadczeniu w raportowaniu w firmie produkcyjnej». Ustalenia są takie same jak w jednoznacznym e-mailu; odpowiedzi znajdują się przy profilach kandydatów.
Do własnego porównania użyj tych samych zatwierdzonych profili i tej samej prośby o decyzje. Sprawdź, czy klient znajduje właściwe profile i zostawia pytanie lub uzasadnienie przy odpowiedniej osobie. Następnie sprawdź, czy informacja zwrotna dociera do rekrutera i pozwala wypełnić te same wpisy bez odtwarzania korespondencji. Kto potwierdza decyzję? Kto wykonuje kolejny krok? Komentarz przy profilu nie zastępuje tych ustaleń.
TalentVeil pozwala udostępnić shortlistę w portalu klienta z brandingiem agencji. Klient przegląda wybrane profile, zaznacza zainteresowanie i zostawia informację zwrotną. Rekruter widzi otwarcie linku i otrzymuje powiadomienia o przeglądaniu oraz działaniach klienta. Samo otwarcie nie oznacza zgody na rozmowę, a powiadomienie nie przydziela zadania rekruterowi.
Jeśli uporządkowany e-mail działa, zostań przy nim. Jeśli regularnie trzeba dopytywać, którego kandydata dotyczy odpowiedź, sprawdź prezentację kandydatów w TalentVeil i umów spotkanie. Na demo sprawdź, jak klient odpowiada przy poszczególnych profilach i jak rekruter otrzymuje informację zwrotną.